Analyse des Procédures

Les finalités d'un ré-engineering des activités peuvent être multiples, par exemple :

• Régler un problème de dysfonctionnement
• Optimiser les ressources mises en oeuvre (réduire les coûts, diminuer les effectifs, augmenter les ventes, etc..)

• Accroître la qualité d'un produit/service (diminuer les délais, accroître le niveau de satisfaction du client, etc..)
• Réduire les risques opérationnels associés
• Introduire ou faire évoluer le système informatique sous-jacent

• Adapter un produit/service dans le cadre de son cycle de vie stratégique (adapter, modifier, ou éliminer)
• Reconstruire le processus de réalisation d'un produit/service (exemple d'une mutation technologique)
• Tenir compte des changements technologiques (adaptation stratégique)
• etc..

Sur base des finalités fixées, l'analyse des procédures passe dans un premier temps par une collecte d'informations ciblées sur les ressources utilisées, les règles appliquées, et les résultats atteints. Quelques critères par exemple : Volume d'activités, volume de ressources mises en oeuvre, type de ressources, données financières et économiques, indicateurs qualitatifs, niveau de service, données qualitatives, évolutions historiques, éléments saisonniers, informations sur la concurrence, réglementation, etc..).

Il s'agit de l'analyse de l'existant.

En pratique on constate très souvent que les systèmes d'information de l'entreprise sont dépourvus d'indicateurs clés sur les ressources mises en oeuvre au cours de l'exécution des procédures, et d'une façon générales sur les paramètres du modèle systémique (cf précédemment le "Performance Framework").

Le but de l'analyse est de comprendre par rapport à la situation actuelle quels sont les éléments objectifs de la situation. L'idée en d'autres termes est d'établir un Bilan de l'existant qui sera ainsi opposable aux différents acteurs concernés (cf Approche Managériale).

Il existe de nombreux outils d'analyse :

• Graphique des tâches (c'est la traduction visuelle de la procédure), dont l'un des mérites est de mettre en évidence les difficultés d’interfaces, mais également la non fluidité des processus, la complexité de certains circuits, etc..

• Matrice Avantages / Inconvénients (analyse d'un processus dans son ensemble), qui constitue un bon outil d’analyse interactif dans le cadre d'une démarche participative, afin d'établir un Bilan "partagé".
• Diagramme Causes / Effets, qui permet de remonter aux causes de dysfonctionnements en les visualisant et les documentant.
• Les graphique d'analyses, qui sont fréquemment utilisés dans le cadre de l'analyse de données (cf Business Intelligence), par exemple : Histogramme, courbe ABC, diagramme Pareto, diagramme en étoile, etc..
• Matrices multicritères (sur base d'une critériologie préalablement définie) : notation des différents processus permettant une évaluation objective et globale.
• Méthode METAPLAN (analyse ou créativité en groupe de travail).

Cette étape est fondamentale car non seulement elle permet de collecter des informations qui font souvent défaut, ou des éléments, paramètres ou encore facteurs clés à prendre en compte dans l'élaboration de futures solutions, et par conséquent constituent la base de l'analyse de l'existant.